노션을 업무에 사용 중이신가요? 주간 플래너, 견적서, 여행 계획, 프로젝트 관리, 고객 관리, 매출 관리 등 다양한 형태로 노션을 활용하고 계실텐데요. 이번에는 노션으로 업무 일지 사용해보시는 건 어떤가요?
이번 글은 업무에 필수로 사용되는 노션 주간 회의록과 업무 일지 템플릿을 소개하고자 합니다.
이 글을 읽으시면 노션으로 어떻게 주간 회의록을 작성하고 일별, 팀원 별 업무 일지 를 쓸지 감을 얻으실 수 있을 거예요. 물론 제가 만든 템플릿이 궁금하시다면 아래에서 살펴보셔도 좋습니다.
노션 업무 일지 템플릿 메인화면
제가 만든 노션 업무 일지 템플릿은 이렇게 생겼습니다. 하나씩 설명해드리죠.
진행 중인 프로젝트
메인 화면의 왼쪽 상단에 있는 PROJECT 입니다. 현재 진행 중인 프로젝트 목록을 보여줍니다. 프로젝트의 메인 이미지가 있다면 이미지를 보여줄 수 있고, 담당자, 진행률, 종료 예상 일정, 남은 기간을 동시에 보여줍니다. 담당자는 현재 선택 속성으로 추가되어 있는데, 사람 속성으로 바꾸시는 걸 추천드립니다. 진행률은 나중에 설명해드릴 TASK DB와 연결되어 TASK가 완료될 때마다 진행률이 올라가는 것을 볼 수 있습니다. 진행률이 100%가 되면 자동으로 진행 중인 목록에서 아카이빙으로 전환됩니다. 종료 예상 일정은 날짜를 선택하고, 남은 기간은 선택한 종료일에 따라 오늘로부터 며칠 남았는지 보여줍니다.
DATABASE LIST
데이터베이스 리스트는 노션 업무 일지 템플릿에 들어 있는 모든 데이터베이스 목록입니다. 이 데이터베이스 목록에서 필요한 데이터베이스를 링크된 데이터베이스로 가져와 템플릿을 만들었죠. 이 목록에 있는 데이터베이스는 원본 데이터베이스들이라 절대 지워서는 안되는 페이지들입니다. 어떻게 사용했는지 밑에서 하나씩 알려드리겠습니다.
타임라인, 캘린더
진행 중인 프로젝트 목록과 데이터베이스 목록 아래에는 타임라인 보기와 캘린더 보기가 있습니다. 프로젝트 전체 일정을 파악하기 위한 용도죠. 표 속성에서는 프로젝트 이름과 함께 프로젝트 전체 소요 기간을 파악할 수 있고, 타임라인 속성에서는 담당자, 현재까지 프로젝트 진행률, 종료일까지 남은 기간을 파악할 수 있습니다. 현재는 보기 상태가 ‘월’로 되어 있는데 프로젝트 기간의 주기에 따라 일, 주, 격주, 월, 분기, 연간 단위로 변경해서 사용하시면 됩니다.
TIMELINE이라는 글자 옆 CALENDAR 버튼을 누르면 현재 프로젝트가 달력 형태로 나오며, 원하시는 보기 형태로 보시면 됩니다.
지난 주 한 일, 이번 주 할 일
가장 아래에 있는 목록은 담당자 별로 지난 주 한 일과 이번주 할 일을 동시에 표시해주는 것입니다.
지난 주에는 담당자 별로 어떤 할 일을 완료했는지, 마감일자에에 맞게 마감했는지, 프로젝트의 전체 마감일자는 얼마나 남았는지 파악할 수 있으며, Last week – Project 를 누르면 프로젝트 별로도 내용을 볼 수 있습니다.
이번 주에도 마찬가지로 담당자 별로 이번주에 할 일은 무엇인지, 프로젝트 별로 할 일은 무엇인지 대시보드 형태로 한 눈에 파악할 수 있습니다. 게다가 맨 앞 줄에 있는 체크박스를 보면 담당자 별로 지난 주 할 일 중 총 몇 %의 할 일을 했는지도 파악할 수 있죠.
업무 일지 – PROJECT DB
프로젝트 DB에는 진행 예정, 진행 중, 완료된 프로젝트를 모두 볼 수 있습니다. PM은 해당 프로젝트의 담당자입니다. 현재는 선택 속성으로 되어 있는데, 사용하실 때 사람 속성으로 변경하시면 데이터베이스를 다루실 때 더 편리합니다.
프로젝트의 시작일과 종료일이 구분되어 있고, 소요기간, 남은 기간이 있습니다. 소요기간은 시작일~종료일까지 얼마나 소요되는지, 남은 기간은 오늘로부터 종료일까지 날짜가 얼마나 남았는지 볼 수 있습니다. 자동으로 변경되기 때문에 프로젝트의 시작일, 종료일만 선택해주시면 됩니다. 진행률은 앞서 말씀드린 것처럼 TASK DB와 연결되어 있어 TASK를 완료할 때마다 진행률이 올라갑니다.
그외에 다른 보기들을 누르면 진행 및 예정은 현재 진행 중인 프로젝트만 보기, PM은 담당자별 프로젝트 보기, 진행 상황은 전체 진행 현황 보기, 완료는 완료된 프로젝트만 보기 등으로 구분할 수 있습니다.
업무 일지 – TASK DB
TASK DB는 프로젝트에 관련된 할 일들이 있습니다. 할 일들을 생성할 때 앞 줄에 있는 프로젝트를 관계형으로 연결하면 해당 DB에 하위 할 일을 생성할 수 있고, 서로 관계되는거죠. 프로젝트의 담당자와 할 일의 담당자가 다를 수 있으니 담당자 속성은 하나 더 넣어두었습니다. 프로젝트 마감일은 표 보기에서는 안봐도되는데, 나중에 보게될 다른 보기에서 필요합니다.
그외에도 할 일의 전체 진행 상황, 담당자 별 완료 업무, 목표 별 진행 상황, 타임라인, 캘린더 등 다양한 보기 형태로 할 일 전체를 파악할 수 있습니다.
이 템플릿을 오래 사용하여 할 일이 많아진다면 할 일을 각 프로젝트에 맞게 필터링하시거나 완료된 할 일을 숨기고 진행 중인 할 일들만 보면 훨씬 사용하기 편리하실 거예요.
업무 일지 – WEEKLY MEETING DB
세 번째 DB는 이번 템플릿의 핵심 중 하나인 WEEKLY MEETING DB입니다. 주간 회의록으로 사용할 DB죠. 최근 업데이트된 기능 덕분에 이제는 회의록을 매주 직접 생성하지 않아도 자동으로 만들어지게 됐습니다. 아래 이미지를 보시죠.
노션 새로운 기능 – 데이터베이스 템플릿 반복 생성
데이터베이스 템플릿을 만들 때 데이터베이스 템플릿 오른쪽 … 버튼을 누르면 템플릿을 편집할 수 있는 버튼이 나오는데 여기서 ‘반복’이 새로 생긴 기능입니다. 데이터베이스 템플릿을 사용자가 원하는 주기에 맞게 자동 반복할 수 있죠. 반복은 구글 캘린더처럼 사용자 지정까지는 할 수 없지만 매일, 매주, 매월, 매년 반복을 주기로 설정할 수 있습니다.
매일 반복은 월화수목금토일 매번 생성되기 때문에 개인적으로 사용하는 템플릿을 쓰는게 아니라 회사에서 사용하는 회의록 같은거라면 반복 주기를 ‘매주 반복’으로 설정을 하고 월화수목금을 선택해주시면 됩니다.
노션 주간 회의록
만들어진 데이터베이스 페이지로 들어오면 이미 만들어둔 템플릿을 이용해 주간 회의록을 작성할 수 있습니다. 대시보드와 비슷한 듯 아닌 듯 보이는데요, 최상단에 있는 프로젝트 DB는 같습니다. 현재 진행 중인 프로젝트를 볼 수 있고, 바로 아래에는 프로젝트의 진행 상황이 아니라 TASK의 진행 상황을 보여줍니다. 이번주에 어떤 TASK를 누가 해야하는지, 어떤 프로젝트에 필요한 TASK인지, 대시보드와 마찬가지로 타임라인과 캘린더 형태로 볼 수 있습니다. 타임라인에는 각 할 일의 담당자와 해당 프로젝트가 며칠 남았는지 한 눈에 파악할 수 있고, 회의록을 보다가 할 일을 완료했습으면 타임라인 속성에 있는 할 일 옆 체크박스에 체크를 하시면 할 일이 완료되어 보입니다.
그 아래에는 각 프로젝트 페이지를 멘션으로 불러와서 프로젝트의 진행 상황에 관련된 내용을 작성하면 됩니다. 프로젝트 페이지를 멘션할 때에는 주간 회의록 상단에 진행 중인 프로젝트 DB 목록에서 마우스 우클릭 후 링크 복사하여 붙여 넣으면 멘션 페이지를 쉽게할 수 있습니다.
자동으로 회의록이 특정 요일, 특정 시간에 생성되기 때문에 회의록을 편리하게 살펴볼 수 있습니다.
업무 일지 – DAILY STANDUP DB
데일리 스탠드업은 직원 별 매일 한 일과 해야할 일을 한 눈에 볼 수 있습니다. 본인이 직접 작성하셔도 되고, 대표님이나 팀장님이 이 페이지에 들어오면 회사에서 어떤 일을 누가 하는지 한 눈에 파악할 수 있습니다.
DAILY STANDUP은 필터가 항상 ‘오늘’ 필터로 걸려있기 때문에 데이터베이스 템플릿을 생성할 때마다 필터를 오늘 또는 해당 날짜로 변경해주어야 과거 데이터를 파악할 수 있습니다. 필터를 바꿔주지 않으면 DAILY STANDUP DB의 날짜는 오늘(ex_11월 14일)로 되어 있는데, 15일에 페이지를 열어보면 15일(오늘)로 된 걸 봐야 합니다. 따라서 페이지를 생성한 후 오늘(ex_11월 14일) 만들었다면 DAILY TASK의 날짜 필터도 오늘(ex_11월 14일)로 변경해주셔야 과거 데이터를 항상 살펴볼 수 있습니다.
업무 일지 – MANAGER DB
마지막은 MANAGER DB입니다. 담당자 본인이 자기가 맡은 할 일과 프로젝트를 볼 수 있는 공간이죠. 본인의 이름을 클릭해서 들어가보죠.
본인의 페이지에 들어오면 자기가 담당하고 있는 프로젝트를 볼 수 있고, 이번주에 진행할 할 일을 타임라인과 캘린더 형태로 볼 수 있습니다. 그 아래에는 자신이 맡은 모든 업무를 보드 보기로 살펴보면서 진행 중, 피드백, 완료, 보류 등을 할 일을 조금 더 체계적으로 관리할 수 있습니다.
처음에 페이지를 생성할 때에는 사람 속성이 아니기 때문에 필터링이 걸려있지 않아 템플릿을 다운 받은 뒤 본인의 편의에 맞게 필터나 정렬을 변경하시면 됩니다.
자주 묻는 질문
Q. Free 버전과 Standard 버전은 뭐가 다른가요?
유튜브 영상은 Standard 버전입니다. Free 버전은 Standard를 가볍게 이용해볼 수 있는 버전으로 회의록 정도만 사용할 수 있습니다. 회의록 내부에 있는 데이터베이스는 서로 연결되어 있지 않기 때문에 주차별로 데이터가 연동되지 않습니다.
Q. 신규 PM을 추가하려면 어떻게 해야하나요?
아래의 이미지처럼 PROJECT DB, TASK DB에서 PM을 새로 생성해보세요.
아래 이미지처럼 신규 PM 페이지를 생성하고 PM 필터를 눌러보시면 새로 생성된 PM이 추가되신 걸 볼 수 있습니다.
현재 이미지에서는 선택 속성을 이용했지만, 사람 속성을 이용하시면 워크스페이스에 초대된 사람들끼리 볼 수 있으므로 더욱 편리합니다.
Q. 남은 일정 및 기간 수식 새롭게 업데이트하는 방법
주간 회의록에 들어가는 남은 기간과 소요 기간 수식을 업데이트했습니다. 이전에는 오늘 업무가 종료되어도 하루가 남는다고 표시되었거나, 하루가 남았는데 오늘이라고 표시되는 오류가 있었어요. 이 오류는 now() 함수를 사용했을 떄, 시, 분, 초까지 모두 반영했기 때문에 나타나는 오류였습니다. 아래 내용으로 업데이트하시면 여러분들이 예상했던대로 남은 기간과 소요 기간이 딱딱 표시될거예요!
가장 간단한 방법은 이미 구매하신 페이지에서 새롭게 복제해 가는 것입니다. 하지만 이미 업무 데이터가 쌓여있으셔서 새롭게 복제가 어려우신 분들은 아래를 따라해주세요.
아래 보이는 속성 이름이 일치해야 수식이 적용됩니다.
1. 표 보기를 추가해주세요. 그 후 아래 이미지와 같이 수식 | 시작일, 수식 | 종료일 속성을 추가하고 아래 수식을 복사/붙여넣기 해주세요.
수식 | 시작일
dateBetween(prop("시작일"), dateSubtract(dateSubtract(now(), toNumber(formatDate(now(), "HH")), "hours"), toNumber(formatDate(now(), "mm")), "minutes"), "days")수식 | 종료일
dateBetween(prop("종료일"), dateSubtract(dateSubtract(now(), toNumber(formatDate(now(), "HH")), "hours"), toNumber(formatDate(now(), "mm")), "minutes"), "days")
2. 남은 기간 수식에 편집을 누르고 아래 코드를 붙여 넣어주세요.
(prop("수식 | 종료일") > 0) ? (format(prop("수식 | 종료일")) + "일 남음") : ((prop("수식 | 종료일") == 0) ? "D-DAY" : (format(abs(prop("수식 | 종료일"))) + "일 지남"))
3. 소요 기간 수식에 편집을 누르고 아래 코드를 입력해주세요.
format(dateBetween(prop("종료일"), dateSubtract(dateSubtract(prop("시작일"), toNumber(formatDate(prop("시작일"), "HH")), "hours"), toNumber(formatDate(prop("시작일"), "mm")), "minutes"), "days")) + "일"
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