노션 연구실 사용 사례 템플릿 제작 컨설팅 | 광주문화예술교육지원센터

Sireal

2년 ago

광주문화예술교육지원센터에서 진행하는 프로젝트의 노션 연구실 사용 컨설팅을 맡았습니다.

광주문화예술교육지원센터의 연구실의 노션은 어떻게 구성되어 있고, 노션 연구실 템플릿은 어떻게 사용하는지 알려드리죠.

노션 연구실 템플릿 구성은 위와 같습니다. 모두 데이터베이스 – 전체 페이지로 만들었으며, 이 데이터베이스는 원본입니다. 이 데이터베이스의 링크를 복사해서 링크된 데이터베이스로 원하는 페이지를 구현했죠. 원본 데이터베이스와 링크된 데이터베이스를 따로 두는 이유는, 원본 데이터베이스로 페이지를 구성했을 때 잘못하다가 원본 데이터베이스 전체를 지워버릴 수도 있기 때문입니다. 링크된 데이터베이스는 지워도 다시 만들면 되지만 원본 데이터베이스를 삭제는 아무래도 불안하죠. 그래서 아래 원본 데이터베이스를 만들어두고 링크를 복사해왔습니다.

각 항목에서 하나씩 자세히 설명해 드리겠습니다.

1. 공지사항

공지사항에는 랩실에 드나드는 모든 사람들에게 전달할 내용을 적는 공간이며 ‘데이터베이스 – 리스트 보기’로 만들었습니다. 글자가 길어져도 내용을 모두 파악할 수 있기 때문입니다. 가장 오른쪽에는 체크박스 속성을 넣어 체크를 하면 ‘공지사항 보기’에서 사라져 아카이빙 되며, 이미지의 ‘이전 공지사항’보기에서 아카이빙 된 공지사항들을 볼 수 있습니다.

위 그림에는 없지만 날짜 속성을 추가해 언제 공지했는지도 볼 수 있으면 좋겠군요.

2. 연구 히스토리

연구 히스토리 페이지는 연구실 사람들이 아니라 연구실을 운영/관리하는 재단 담당자 분을 위한 페이지입니다. 나중에 설명드릴 랩실 DB나 개인 DB에서 각 그룹과 개인 별로 연구 결과보고서를 작성하는데, 그룹이나 개인 별로 작성하다보니 재단 담당자 입장에서는 결과보고서를 보기 위해 일일이 그룹과 개인별로 이동해야 합니다. 이 불편함을 덜어드리기 위해 연구 히스토리에 페이지를 모아두었고, 여기서는 개인별 결과보고서, 그룹별 결과보고서를 모두 한 번에 파악할 수 있습니다. 연구 날짜와 연구 시간을 통해 언제 몇시간을 연구했는지도 파악할 수 있죠.

연구 히스토리에는 각 상황에 맞게 페이지를 볼 수 있습니다. 개인연구에서는 개인이 작성한 결과보고서, 그룹연구에서는 연구실 전체가 작성한 결과보고서죠. 그런데 이 결과보고서의 내용이 부족하면 재단 담당자가 내용을 조금 더 추가해달라며 보완을 요청할 수도 있습니다. 그럴 때는 보완요청 보기에 들어가 보완요청을 진행 중인 페이지를 볼 수 있죠.

이 곳에 들어오면 개인과 그룹의 모든 결과보고서를 볼 수 있습니다. 연구예정, 확인중, 보완요청, 최종완료 등 결과보고서의 상태를 입력하면 해당 내용을 파악할 수 있습니다.

활동 결과보고서는 위와 같은 형태로 되어 있는데, 아래에는 향후일정과 활동사진을 첨부할 수 있게 해두었습니다. 연구원들은 노션 페이지에 내용을 바로 입력하면 되지만, 재단 담당자는 위 내용을 파일로 저장해야하기 때문에 PDF로 출력해야 합니다.

노션 페이지의 오른쪽 상단 페이지 설정(…) 버튼을 누르고 아래를 보면 내보내기 버튼이 있습니다. 이 버튼을 통해 PDF로 내보낼 수 있습니다.

테스트를 위해 결과보고서 페이지를 PDF로 출력해봤는데 아래에 첨부된 이미지까지 깔끔하게 잘 나옵니다.

3. 랩실 DB

메인 화면의 아래로 내려오면 LAB List라는 곳이 랩실을 모아둔 곳입니다. 여기서 자기의 랩실 이름에 맞는 페이지를 클릭하면 자기 연구실의 결과보고서를 모아서 볼 수 있습니다. 연구실 페이지에는 소속 연구원과 연구실 사람들의 전체 연구시간 합계를 볼 수 있습니다. 랩실 내에 있는 랩실 연구 보기에 ‘새로 만들기’ 버튼을 누르면 연구 히스토리에 결과보고서가 생성되며, 그룹별로 모아서 볼 수 있습니다.

달성률은 그룹의 연구 시간이 총 16시간을 채워야 하기 때문에 16시간을 100% 기준으로 만들어두었습니다. 따라서 결과보고서를 작성할 때 연구시간을 작성하면 자동으로 달성률이 올라가는 기능입니다.

4. 개인 DB

개인 DB는 개인의 연구 결과보고서를 작성하는 공간입니다. 개인은 특정 연구실에 소속되어 있기 때문에 연구실 별로 개인을 모아서 볼 수 있게 만들어두었습니다. 또한, 연구실 이름 아래에 있는 0%는 달성률이 보여집니다. 랩실의 달성률처럼 개인도 연구 시간을 채워야 하는데, 결과보고서를 작성하며 입력하는 연구시간이 달성률과 연동되어 있습니다. 따라서 자신이 연구한 시간이 총 연구시간 대비 몇 % 달성했는지를 보여주죠.

개인 DB에 들어오면 자신이 작성한 결과보고서만 볼 수 있습니다. 미리 설정을 해두었지만, 만약 필터가 풀려있다면 모든 연구실 템플릿이 보여집니다. 이때는 본인의 이름으로 필터링 해주면 자신이 작성한 결과보고서만 보여지면 됩니다. 데이터베이스 오른쪽 상단 ‘필터’버튼을 누르고 ‘개인연구’를 선택합니다. 개인연구에서 나타나는 이름 목록 중 본인의 이름을 선택하면 본인이 작성한 결과보고서만 보여집니다.

연구원이 추가되었다면 개인 DB에서 추가된 연구원의 연구실의 ‘새로 만들기’ 버튼을 클릭해 관련된 정보를 입력해주면 됩니다.

‘새로 만들기’ 버튼을 누르면 위와 같은 이미지가 나오는데, 개인 연구라는 단어를 지우고 연구원의 이름을, 랩실은 이미 새로 만들 때 생성했으니 건너뛰고, 연구 히스토리도 결과보고서에 맞게 자동 생성되므로 건너뜁니다. 이메일과 직위를 입력하고 마지막으로 결과보고서를 연구원 이름으로 필터링하면 새로운 연구원 추가가 끝납니다.

5. 랩실 예약

랩실 예약은 광주문화예술교육지원센터에 예약을 할 수 있는 랩실이 2개가 있는데, 랩실 예약 관리를 하기 위한 시스템입니다. 왼쪽 랩실 예약 페이지에서 예약자, 랩실, 예약 날짜, 시간을 차례로 입력하고 ‘제출’ 버튼을 누르면 오른쪽에 있는 캘린더에서 예약한 시간과 날짜가 자동으로 나타나는거죠. 랩실1과 랩실2가 구분되어 있기 때문에 제출 버튼을 누르고 자신이 입력한 내용이 맞는지 확인해주시면 됩니다.

6. 문의하기

문의하기 페이지는 연구원 분들이 노션을 사용하다가 어려운점이나 궁금한 점을 모아두기 위해 작성되었습니다. 위 이미지에서 빨간 사각형인 Q&A를 누르면 질문과 답변이 자동으로 생성되는 템플릿 버튼을 만들어두었습니다. 궁금한 내용이 있으면 위 버튼을 눌러 작성하면 됩니다.